E-Rechnungspflicht in Deutschland: Fristen, Ausnahmen und was KMU jetzt tun müssen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versenden kommt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000 Euro Jahresumsatz, ab 2028 für alle. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind dauerhaft vom Versenden befreit, müssen aber ebenfalls empfangen können. Dieser Leitfaden erklärt alle Fristen, Ausnahmen und konkreten Schritte.

Wir bei der Rechnungsfabrik kennen den KMU-Alltag aus eigener Erfahrung. Man gibt ohnehin schon alles für seine Kunden - und währenddessen packt der Gesetzgeber einfach noch eine Welle neuer Auflagen „on top". Wir wissen, wie sich dieser Zettel- und Paragrafendschungel anfühlt. Genau deshalb machen wir den Übergang zur E-Rechnung für Sie so schmerzfrei wie möglich. Ihr reibungsloser Start ist unser Erfolg.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail. Das ist ein weit verbreitetes Missverständnis. Eine echte E-Rechnung nach §14 UStG ist ein strukturiertes elektronisches Dokument, das von Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden kann - nicht nur gelesen.

In Deutschland sind zwei Formate zulässig:

• XRechnung - reines XML, kein sichtbares PDF. Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber seit 2020.
• ZUGFeRD - ein normales PDF mit eingebettetem XML. Sieht aus wie ein normales PDF, ist aber gleichzeitig maschinenlesbar. Für die meisten KMU der einfachere Einstieg.

Alle Fristen im Überblick

Wer ist betroffen - und wer nicht?

Betroffen: inländische B2B-Rechnungen

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen zwei deutschen Unternehmen, wenn beide Parteien im Inland ansässig sind. Also: Sie als deutsches Unternehmen stellen eine Rechnung an ein anderes deutsches Unternehmen.

Nicht betroffen

• B2C-Rechnungen - Rechnungen an Privatpersonen
• Auslandsrechnungen - Rechnungen an EU- oder Nicht-EU-Kunden
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro - dauerhaft befreit
• Fahrausweise - dauerhaft befreit
• Steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG

Sonderfall: Kleinunternehmer nach §19 UStG

Kleinunternehmer sind dauerhaft vom Versenden von E-Rechnungen befreit. Ermöglicht wird dies durch den mit dem Jahressteuergesetz 2024 neu eingeführten § 34a UStDV. Auch nach 2028 darf im B2B-Bereich weiterhin per PDF oder Papier abgerechnet werden.

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 jedoch ausnahmslos auch hier. Schickt ein Lieferant eine strukturierte E-Rechnung (z. B. im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format), muss diese angenommen werden können.

Was müssen KMU jetzt konkret tun?

Schritt 1 - E-Rechnungen empfangen (seit 2025 Pflicht)

Ein normales E-Mail-Postfach reicht. Die Zustimmung des Empfängers ist seit 2025 nicht mehr nötig. ZUGFeRD-Rechnungen sehen aus wie normale PDFs - der XML-Teil dahinter ist Sache der Buchhaltungssoftware, nicht Ihrer.

Was sich lohnt zu prüfen: Kann Ihre Buchhaltungssoftware ZUGFeRD-Dateien automatisch einlesen? Wenn ja - fertig. Wenn nicht - besser jetzt umstellen als 2027 unter Zeitdruck.

Schritt 2 - E-Rechnungen versenden (ab 2027 oder 2028)

Hier liegt der eigentliche Umstellungsaufwand. Sie brauchen eine Software, die ZUGFeRD- oder XRechnung-konforme Dokumente erzeugt. Nicht jedes Rechnungsprogramm kann das - fragen Sie Ihren Anbieter konkret danach.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten:

• Erzeugt das Tool ZUGFeRD- oder XRechnung-konforme Dokumente?
• Wird die europäische Norm EN 16931 erfüllt?
• Können alle Steuerregelungen abgebildet werden (Reverse Charge, IGL usw.)?
• Ist eine ZUGFeRD-Validierung integriert?
• DSGVO-konform und GoBD-gerechte Archivierung?

Schritt 3 - Internen Ablauf klären

Die Software ist nur ein Teil. Klären Sie auch:

• Wer empfängt eingehende E-Rechnungen und leitet sie weiter?
• Wie werden E-Rechnungen GoBD-konform archiviert?
• Sind Steuerberater und betroffene Mitarbeiter im Bild?

Was passiert, wenn man nichts tut?

Bis Ende 2026 passiert erst mal nichts. Der Druck kommt aus dem Zeitplan, nicht aus einer akuten Strafandrohung.

Ab den jeweiligen Stichtagen sieht es anders aus:

• Eine PDF-Rechnung ist formal keine korrekte Rechnung mehr
• Der Empfänger kann die Rechnung ablehnen
• Der Zahlungsanspruch kann entfallen oder sich verzögern
• Mögliche Bußgelder durch das Finanzamt
• Risiken bei Betriebsprüfungen

Rechtsgrundlage

Die E-Rechnungspflicht basiert auf dem Wachstumschancengesetz vom März 2024, das mehrere Steuergesetze gleichzeitig änderte:

• §14 UStG - neu definiert, was eine Rechnung ist. Die strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 wird erstmals als B2B-Standard festgelegt.
• §27 Abs. 38 UStG - regelt die Übergangsfristen und die 800.000-Euro-Schwelle.
• §34a UStDV - befreit Kleinunternehmer dauerhaft vom Versenden.

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat die Übergangsregeln weiter konkretisiert und ist in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) eingeflossen.

Häufig gestellte Fragen

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an EU-Kunden?

Nein. Die deutsche Pflicht betrifft nur inländische B2B-Transaktionen zwischen zwei deutschen Unternehmen. Rechnungen ins EU-Ausland oder in Drittstaaten sind davon nicht betroffen. Die Regeln des Empfängerlandes können aber trotzdem greifen.

Ist ein normales PDF per E-Mail noch erlaubt?

Bis Ende 2026 ja, mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2027 (Unternehmen über 800.000 Euro) bzw. 2028 (alle) zählt ein normales PDF im B2B-Bereich nicht mehr als korrekte Rechnung.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist reines XML - maschinenlesbar, aber ohne sichtbares PDF. ZUGFeRD sieht aus wie ein normales PDF, hat aber ein eingebettetes XML. Für die meisten KMU ist ZUGFeRD der einfachere Einstieg, weil sich am bestehenden Versandweg kaum etwas ändert.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja - seit dem 1. Januar 2025, wie alle anderen Unternehmen auch. Vom Versenden sind Kleinunternehmer dauerhaft befreit.

Mein Kunde verlangt schon jetzt eine E-Rechnung. Darf ich die während der Übergangsfrist ausstellen?

Ja, jederzeit. Viele größere Unternehmen verlangen das bereits, um ihre eigene Buchhaltung zu automatisieren. Die Übergangsfrist schützt nur davor, dass Sie müssen - nicht davor, dass Sie dürfen.

Wie finde ich heraus, ob meine Software E-Rechnungen erstellen kann?

Fragen Sie Ihren Anbieter direkt: "Erzeugt Ihre Software ZUGFeRD-konforme Rechnungen nach EN 16931?" Ein PDF-Export ist nicht dasselbe. Wenn die Antwort ausweichend ist oder Sie auf eine Roadmap vertröstet werden, ist das ein klares Signal.

Dieser Artikel gibt einen praxisorientierten Überblick über die E-Rechnungspflicht in Deutschland und ersetzt keine steuerrechtliche Beratung. Die Rechtslage kann sich durch neue BMF-Schreiben oder Gesetzesänderungen verschieben. Im Zweifel hilft das Bundesfinanzministerium oder Ihr Steuerberater weiter.

Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI-Tools erstellt und redaktionell geprüft.