Welche USt.-Art für meine Rechnung? Der komplette Leitfaden

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Welche Umsatzsteuer-Art auf Ihre Rechnung gehört, hängt von drei Faktoren ab: Wo sitzt Ihr Kunde? Handelt es sich um eine Ware oder eine Dienstleistung? Und wie hoch ist Ihr Jahresumsatz? Dieser Leitfaden beantwortet die Frage für alle gängigen Fälle - mit der interaktiven Entscheidungshilfe oben und detaillierten Erklärungen unten.

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1. Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG

Wer im Vorjahr nicht mehr als 25.000 € Umsatz erzielt hat und im laufenden Jahr nicht mehr als 100.000 € erzielt, kann die Kleinunternehmerregelung anwenden. Diese Grenzen gelten seit dem 1. Januar 2025 (bis 2024: 22.000 € bzw. 50.000 €). Wird die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr überschritten, unterliegt bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, der Regelbesteuerung.

Was bedeutet das für die Rechnung?

• Keine Umsatzsteuer ausweisen
• Kein Vorsteuerabzug möglich
• Pflichthinweis auf der Rechnung: z.B. „Kein Umsatzsteuerausweis gemäß §19 UStG"

So wählen Sie die richtige Option in Rechnungsfabrik.de

Wählen Sie im Dropdown-Menü „Kleinunternehmer (§19 UStG)". Das System unterdrückt automatisch den Umsatzsteuerausweis und fügt den Pflichthinweis in den Fußtext ein.

Und bei E-Rechnungen (ZUGFeRD)?

Kleinunternehmer sind seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Die Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen gilt für Kleinunternehmer nicht (§ 34a UStDV) - sie dürfen weiterhin PDF-Rechnungen senden. Wer freiwillig ZUGFeRD-Rechnungen ausstellen möchte, kann dies tun.

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2. Pauschallandwirte - §24 UStG mit 7,8 %

Für Land- und Forstwirte, die der Durchschnittssatzbesteuerung nach §24 UStG unterliegen, gilt seit Januar 2025 ein pauschaler Steuersatz von 7,8 % (bis Ende 2024: 9,0 %).

Was ist das Besondere?

Der Pauschallandwirt weist 7,8 % Umsatzsteuer auf der Rechnung aus - führt diese aber nicht ans Finanzamt ab. Der Betrag deckt pauschal die Vorsteuerbelastung des Betriebs ab. Der Empfänger kann die ausgewiesene Steuer als Vorsteuer abziehen.

So wählen Sie die richtige Option in Rechnungsfabrik.de

Wählen Sie „Standard (Regelbesteuerung)" und tragen Sie bei den Positionen manuell 7,8 % als MwSt.-Satz ein. Ergänzen Sie außerdem im Fußtext den Hinweis auf §24 UStG.

Tragen Sie anschließend bei der Position den Steuersatz 7,8 % ein - hier ein typisches Beispiel für eine landwirtschaftliche Rechnung:

Fußtext-Empfehlung: „Die ausgewiesene Umsatzsteuer wird nach §24 UStG (Durchschnittssatzbesteuerung) berechnet und nicht an das Finanzamt abgeführt."

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3. Regelbesteuerung - der Standardfall

Wenn Sie an einen deutschen Kunden (Unternehmen oder Privatperson) eine Rechnung stellen, gilt in den meisten Fällen die Regelbesteuerung. Sie weisen Umsatzsteuer aus, führen sie ans Finanzamt ab - und Ihr Kunde kann sie (sofern Unternehmer) als Vorsteuer abziehen.

Welcher Steuersatz?

• 19 % - der allgemeine Steuersatz für die große Mehrheit aller Leistungen
• 7 % - ermäßigter Satz für Lebensmittel, Bücher, Zeitschriften, Übernachtungen u.a.

So wählen Sie die richtige Option in Rechnungsfabrik.de

Wählen Sie „Standard (Regelbesteuerung)". Der MwSt.-Satz wird pro Position eingetragen - standardmäßig 19 %, bei Bedarf 7 %.

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4. Reverse Charge Inland - §13b Abs. 2 UStG

Auch bei rein deutschen Geschäften greift Reverse Charge in bestimmten Branchen. Der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer - nicht Sie als Rechnungssteller.

Wann gilt das?

• Bauleistungen - wenn der Empfänger selbst Bauleistungen erbringt
• Gebäudereinigung
• Sicherheitsdienstleistungen
• Lieferung bestimmter Metalle und Materialien

So wählen Sie die richtige Option in Rechnungsfabrik.de

Wählen Sie „Reverse Charge (§13b UStG)". Das System setzt den MwSt.-Satz automatisch auf 0 %, fügt den Pflichthinweis in den Fußtext ein und codiert das ZUGFeRD-XML korrekt.

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5. Reverse Charge EU - §13b Abs. 1 UStG

Sie erbringen eine Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat. Der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer in seinem Land - Sie stellen eine Nettorechnung ohne Steuerausweis.

Typische Beispiele

• Software-Entwicklung für eine französische GmbH
• Beratungsleistungen für ein polnisches Unternehmen
• IT-Support für einen niederländischen Kunden

Pflichtangaben

• Kein Umsatzsteuerausweis
• Pflichthinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"
• USt-IdNr. beider Parteien - Pflicht, nicht optional

So wählen Sie die richtige Option in Rechnungsfabrik.de

Wählen Sie ebenfalls „Reverse Charge (§13b UStG)" - diese Option deckt sowohl den Inland- als auch den EU-Fall ab. Stellen Sie sicher, dass die USt-IdNr. des Kunden in den Kundendaten hinterlegt ist - das System prüft dies vor der Finalisierung.

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6. Innergemeinschaftliche Lieferung - Waren in die EU

Die innergemeinschaftliche Lieferung gilt ausschließlich für die Lieferung körperlicher Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat mit gültiger USt-IdNr.

Voraussetzungen

• Körperlicher Gegenstand (keine Dienstleistung)
• Empfänger hat eine gültige EU-USt-IdNr. (prüfen via VIES: ec.europa.eu/taxation_customs/vies)
• Die Ware verlässt tatsächlich Deutschland
• Gelangensbestätigung oder anderer Nachweis aufbewahren

So wählen Sie die richtige Option in Rechnungsfabrik.de

Wählen Sie „Innergemeinschaftliche Lieferung (§4 Nr. 1b UStG)".

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7. Ausfuhrlieferung - Waren außerhalb der EU

Liefern Sie körperliche Waren an Empfänger außerhalb der EU - USA, Schweiz, UK, Kanada, China und alle anderen Nicht-EU-Länder - gilt die Ausfuhrlieferung nach §4 Nr. 1a UStG. Die Lieferung ist umsatzsteuerfrei.

Was ist Pflicht?

• Kein Umsatzsteuerausweis
• Hinweis: „Steuerfreie Ausfuhrlieferung §4 Nr. 1a UStG"
• Ausfuhrnachweis (Zollbeleg, Versandbestätigung) aufbewahren

So wählen Sie die richtige Option in Rechnungsfabrik.de

Wählen Sie „Ausfuhrlieferung außerhalb EU (§4 Nr. 1a UStG)".

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8. Nicht steuerbar - Dienstleistungen außerhalb der EU

Erbringen Sie eine Dienstleistung an ein Unternehmen außerhalb der EU, ist die Leistung nicht steuerbar im Sinne des deutschen UStG. Die Umsatzsteuer entsteht schlicht nicht in Deutschland.

Typische Beispiele

• Software-Entwicklung für eine US-amerikanische Firma
• Beratungsleistungen für ein Schweizer Unternehmen
• IT-Support für einen britischen Kunden (nach Brexit)

Unterschied zu Reverse Charge (EU)

Merkmal	Reverse Charge (AE)	Nicht steuerbar (O)
Kundenort	EU-Mitgliedstaat	Außerhalb EU
MwSt. auf Rechnung	0 % / kein Ausweis	kein Ausweis
VATEX-Code	VATEX-EU-AE	VATEX-EU-O
USt-IdNr. Kunde nötig?	Ja (Pflicht)	Nein (oft nicht vorhanden)

So wählen Sie die richtige Option in Rechnungsfabrik.de

Wählen Sie „Nicht steuerbar (§1 UStG)".

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Alle Steuerregelungen auf einen Blick

Regelung	Wann	MwSt.	ZUGFeRD	Dropdown
Kleinunternehmer §19	Vorjahr bis 25.000 €, laufendes Jahr bis 100.000 €	kein Ausweis	E	Kleinunternehmer (§19 UStG)
Pauschallandwirt §24	Land-/Forstwirtschaft	7,8 %	S Satz 7.8	Standard + 7,8 % manuell
Regelbesteuerung	Inland, normal	19 % / 7 %	S	Standard (Regelbesteuerung)
Reverse Charge	Bau/Reinigung inland + EU B2B	0 % (kein Ausweis)	AE	Reverse Charge (§13b UStG)
Innergemeinschaftl. Lieferung	Ware an EU-Unternehmen	0 % (steuerfrei)	K	Innergemeinschaftliche Lieferung (§4 Nr. 1b UStG)
Ausfuhrlieferung	Ware außerhalb EU	0 % (steuerfrei)	G	Ausfuhrlieferung außerhalb EU (§4 Nr. 1a UStG)
Nicht steuerbar	Dienstleistung non-EU	kein Ausweis	O	Nicht steuerbar (§1 UStG)

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Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn ich die falsche Steuerregelung wähle?

Wenn Sie fälschlicherweise Umsatzsteuer ausweisen (z.B. bei Reverse Charge), schulden Sie diese nach §14c UStG dem Finanzamt - auch wenn Ihr Kunde sie nicht zahlt. Umgekehrt: Fehlt der Steuerausweis bei der Regelbesteuerung, hat Ihr Kunde keinen Vorsteuerabzug und wird eine Korrekturrechnung verlangen.

Wie erkenne ich, ob mein EU-Kunde eine gültige USt-IdNr. hat?

Über das offizielle VIES-System der EU-Kommission: ec.europa.eu/taxation_customs/vies. Die Prüfung und Dokumentation ist bei IGL und Reverse Charge Pflicht.

Gilt Reverse Charge auch für Warenlieferungen in die EU?

Nein. Für Waren gilt die innergemeinschaftliche Lieferung (§4 Nr. 1b UStG). Reverse Charge gilt für Dienstleistungen. Beide Varianten zeigen 0 % auf der Rechnung - haben aber unterschiedliche VATEX-Codes im ZUGFeRD-XML.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für alle deutschen Unternehmen - auch Kleinunternehmer. Senden müssen Sie als Kleinunternehmer keine E-Rechnungen (§ 34a UStDV).

Kann ich in Rechnungsfabrik.de zwischen den Steuerregelungen wählen?

Ja. Beim Erstellen einer Rechnung wählen Sie die passende Steuerregelung aus einem Dropdown-Menü. Das System setzt automatisch den korrekten VATEX-Code im ZUGFeRD-XML, unterdrückt den Umsatzsteuerausweis (wo nötig) und prüft vor der Finalisierung, ob alle Pflichtfelder vorhanden sind.

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Dieser Artikel gibt einen praxisorientierten Überblick über die gängigen Umsatzsteuer-Regelungen für deutsche Unternehmen. Er stellt keine steuerrechtliche Beratung dar. Für Fragen zu Ihrer konkreten Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.

Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI-Tools erstellt und redaktionell geprüft.