Pflichtangaben auf der Rechnung: Checkliste nach § 14 UStG

Jede Rechnung über mehr als 250 Euro brutto muss nach § 14 Abs. 4 UStG unter anderem enthalten: vollständige Namen und Anschriften beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Fehlt eine Angabe, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Für Kleinbeträge bis 250 Euro und für Kleinunternehmer gelten Erleichterungen.

Wer ein Unternehmen gründet, steht irgendwann vor der ersten Rechnung. Dann kreisen die Gedanken um dieselben Fragen: Steht alles drauf, was draufstehen muss? Akzeptiert die Kundschaft die Rechnung ohne Rückfragen, und wird sie zügig bezahlt? Ich kenne das aus eigener Erfahrung. Bei mehreren Firmengründungen, teils in anderen Ländern, musste ich mir jedes Mal erst zusammensuchen, welche Angaben auf eine Rechnung gehören. Mit der ersten eigenen Vorlage wird es Routine, danach ändern Sie nur noch, was sich ändert.

Die Pflichtangaben im Überblick

Der Katalog steht in § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG und umfasst zehn Nummern. Die Tabelle zeigt sie mit Beispielwerten unseres Muster-Unternehmens. Die Nummern 1 bis 8 gelten für jede reguläre Rechnung, die Nummern 9 und 10 nur in den beschriebenen Sonderfällen.

Die zehn Angaben im Detail

Nr. 1: Name und Anschrift beider Parteien

Anzugeben sind der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. Bei Unternehmen gehört die Rechtsform zum Namen, also „Musterkunde GmbH“ statt nur „Musterkunde“. Die Anschrift muss so gewählt sein, dass der Empfänger dort postalisch erreichbar ist. Auch eine Großkundenadresse kann genügen.

Nr. 2: Steuernummer oder USt-IdNr.

Sie tragen entweder die Steuernummer ein, die Ihnen das Finanzamt erteilt hat, oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Beides zugleich ist nicht nötig. Bei Geschäften mit Unternehmen in anderen EU-Staaten brauchen Sie dagegen die USt-IdNr., und zwar die eigene und die des Kunden (§ 14a UStG). Die Nummer des Kunden lässt sich im VIES-System der EU-Kommission prüfen.

Nr. 3: Ausstellungsdatum

Gemeint ist der Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen. Er muss nicht mit dem Leistungsdatum übereinstimmen. Bei Leistungen an andere Unternehmer sind Sie verpflichtet, die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG).

Nr. 4: Rechnungsnummer

Die Nummer wird einmalig vergeben und identifiziert die Rechnung eindeutig. Das Gesetz lässt eine oder mehrere Zahlenreihen zu, Sie können also getrennte Nummernkreise führen, etwa je Filiale oder Rechnungsart. Ob Sie das Jahr voranstellen (2026-0042) oder einfach durchzählen, bleibt Ihnen überlassen.

Nr. 5: Menge und Art der Leistung

Die Leistung muss sich anhand der Rechnung eindeutig zuordnen lassen. Bei Waren zählen Menge und handelsübliche Bezeichnung, bei Dienstleistungen Art und Umfang. Ein allgemeines Wort wie „Beratung“ oder „Arbeiten“ reicht häufig nicht aus. Besser ist eine Beschreibung wie „Entwicklung einer Schnittstelle zur Lagerverwaltung, 12 Stunden“.

Nr. 6: Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

Angegeben wird der Tag oder der Zeitraum der Leistung, zum Beispiel „Leistungszeitraum: 01.09.2026 bis 30.09.2026“. Fällt die Leistung auf den Tag der Rechnungsstellung, genügt nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Bei Anzahlungen tritt der Zeitpunkt der Vereinnahmung an die Stelle des Leistungszeitpunkts, sofern er feststeht und vom Rechnungsdatum abweicht.

Nr. 7: Entgelt und vereinbarte Minderungen

Das Entgelt ist der Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen. Wer Positionen mit 19 % und mit 7 % abrechnet, weist beide Summen getrennt aus. Vorab vereinbarte Minderungen wie Skonto, Rabatt oder Bonus müssen erkennbar sein, sofern sie nicht schon im Preis stecken. Für Skonto genügt eine Angabe wie „2 % Skonto bei Zahlung bis 15.10.2026“.

Nr. 8: Steuersatz, Steuerbetrag oder Steuerbefreiung

Hier stehen der anzuwendende Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag. Ist der Umsatz steuerfrei, tritt an die Stelle beider Angaben ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Welche Regelung in welchem Fall gilt und wie der Hinweis lauten sollte, erklärt unser Leitfaden Welche USt.-Art für meine Rechnung?

Nr. 9: Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht

Erbringen Sie eine Werklieferung oder eine sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück für eine Privatperson, muss die Rechnung darauf hinweisen, dass der Empfänger sie zwei Jahre aufbewahren muss. Das betrifft vor allem Handwerksbetriebe und Bauunternehmen, die an Privatkunden abrechnen (§ 14b UStG).

Nr. 10: Angabe „Gutschrift“

Stellt nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger die Rechnung aus, etwa bei Provisionsabrechnungen, muss das Dokument als „Gutschrift“ bezeichnet sein. Das ist nur nach vorheriger Vereinbarung möglich, und der Empfänger kann dem Dokument widersprechen. Nicht gemeint ist die Gutschrift im kaufmännischen Sinn, mit der Sie eine Rechnung korrigieren oder stornieren.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Übersteigt der Gesamtbetrag einer Rechnung 250 Euro brutto nicht, gelten vereinfachte Anforderungen nach § 33 UStDV. Typische Beispiele sind Kassenbons, Tankquittungen und Parkscheine. Es genügen der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt samt Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Steuernummer, Empfängeranschrift und Rechnungsnummer entfallen. Den Vorsteuerabzug ermöglicht eine solche Rechnung trotzdem. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen gilt die Erleichterung nicht. Kleinbetragsrechnungen sind außerdem dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, mehr dazu im Leitfaden E-Rechnungspflicht in Deutschland.

Rechnungen von Kleinunternehmern

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus. Die Regelung gilt bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 25.000 Euro und einem Umsatz im laufenden Jahr von höchstens 100.000 Euro. Die Details stehen im Abschnitt Kleinunternehmerregelung unseres USt.-Leitfadens.

Für solche Rechnungen gelten seit 2025 eigene Mindestangaben nach § 34a UStDV: vollständiger Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt in einer Summe und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt sind dort nicht vorgeschrieben. Wir empfehlen beides trotzdem, weil sich die Rechnung damit eindeutig zuordnen lässt.

Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen weiterhin als PDF oder auf Papier versenden. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber wie alle anderen Unternehmen. Wie das im Alltag aussieht, steht im Abschnitt Sonderfall Kleinunternehmer unseres E-Rechnungs-Leitfadens.

Zusätzliche Angaben in Sonderfällen

Neben dem Katalog aus § 14 Abs. 4 UStG verlangt § 14a UStG in besonderen Fällen weitere Angaben. Die wichtigsten Konstellationen im Überblick:

Kunde schuldet die Umsatzsteuer (Reverse Charge im Inland)

Schuldet Ihr Kunde die Steuer, etwa bei Bauleistungen an einen anderen Bauunternehmer nach § 13b UStG, stellen Sie die Rechnung ohne gesonderten Steuerausweis aus und geben ausdrücklich „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ an (§ 14a Abs. 5 UStG). Weisen Sie die Steuer dennoch gesondert aus, schulden Sie den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG dem Finanzamt. Mehr dazu im Abschnitt Reverse Charge Inland.

Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten

Liegt der Ort einer sonstigen Leistung beim Unternehmer-Kunden in einem anderen EU-Mitgliedstaat (§ 3a Abs. 2 UStG), muss die Rechnung ebenfalls den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ tragen und die USt-IdNr. beider Parteien nennen. Die Rechnung ist spätestens bis zum 15. Tag des Folgemonats auszustellen (§ 14a Abs. 1 UStG). Details finden Sie im Abschnitt Reverse Charge EU.

Innergemeinschaftliche Lieferung

Bei steuerfreien Warenlieferungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten gelten dieselbe Frist bis zum 15. Tag des Folgemonats und die Pflicht, beide USt-IdNr. anzugeben (§ 14a Abs. 3 UStG). Hinzu kommt der Hinweis auf die Steuerbefreiung, siehe Innergemeinschaftliche Lieferung.

Anzahlung und Endrechnung

Vereinnahmen Sie vorab Teilentgelte, gelten die Regeln für Rechnungen sinngemäß. In der Endrechnung ziehen Sie die bereits abgerechneten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge wieder ab (§ 14 Abs. 5 UStG).

Pflichtangaben bei der E-Rechnung

Eine E-Rechnung braucht keine anderen Pflichtangaben als eine Papierrechnung, der Katalog aus § 14 Abs. 4 UStG gilt unverändert. Neu ist die Anforderung an das Format: Das strukturierte Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (§ 14 Abs. 1 UStG). In Deutschland sind das vor allem ZUGFeRD und XRechnung.

Was sich ändert, ist der Ort der Angaben. Sie stehen als Datenfelder im XML und nicht nur im sichtbaren Rechnungsbild. Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD der strukturierte Teil maßgeblich, PDF-Ansicht und XML sollten deshalb inhaltlich übereinstimmen. Bei XRechnungen gelten zusätzlich die deutschen Geschäftsregeln der KoSIT. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber benötigen außerdem die Leitweg-ID als Käuferreferenz.

Ab wann Sie E-Rechnungen versenden müssen, klärt unser Leitfaden E-Rechnungspflicht: Fristen im Überblick.

Häufige Fehler und Berichtigung

Fehlt eine Angabe oder ist sie falsch, lässt sich die Rechnung berichtigen (§ 31 Abs. 5 UStDV). Es genügt ein Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und die fehlenden oder unzutreffenden Angaben enthält. Ihr Kunde sollte den Vorsteuerabzug bis dahin nicht als sicher betrachten. Wie sich ein falscher Steuerausweis auswirkt, steht in den FAQ des Leitfadens Welche USt.-Art für meine Rechnung?

Pflichtangaben in der Rechnungsfabrik

Beim Erstellen einer Rechnung wählen Sie die passende Steuerregelung im Dropdown-Menü. Das System unterdrückt den Steuerausweis, wo er nicht hingehört, fügt den passenden Hinweis in den Fußtext ein und prüft vor der Finalisierung, ob alle Pflichtfelder gefüllt sind. Die folgende Vorschau zeigt eine Muster-Rechnung mit den Angaben aus der Tabelle oben.

Gerade für den Start haben wir die Rechnungsfabrik gebaut. Sie müssen nicht erst herausfinden, welche Felder auf eine Rechnung gehören, sondern füllen das Formular Schritt für Schritt aus. Die Angaben, die der Gesetzgeber verlangt, sind darin bereits als Felder angelegt. Die inhaltlichen Entscheidungen können wir Ihnen nicht abnehmen, etwa eine aussagekräftige Leistungsbeschreibung oder die passende Steuerregelung. Dafür gibt es Leitfäden wie diesen, und im Zweifel hilft Ihr Steuerberater.

Rechtsgrundlage

Die Pflichtangaben ergeben sich aus dem Umsatzsteuergesetz, der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung und dem Anwendungserlass der Finanzverwaltung (Rechtsstand: September 2026):

• § 14 Abs. 4 UStG - der Katalog der zehn Pflichtangaben.
• § 14a UStG - zusätzliche Angaben in besonderen Fällen, etwa bei EU-Geschäften und Reverse Charge.
• § 14b UStG - Aufbewahrung von Rechnungen.
• § 14c UStG - unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis.
• § 33 UStDV - Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
• § 34a UStDV - Rechnungen von Kleinunternehmern.
• Abschnitt 14.5 UStAE - Auslegung der Pflichtangaben durch die Finanzverwaltung.

Häufig gestellte Fragen

Muss die Steuernummer oder die USt-IdNr. auf die Rechnung?

Eine von beiden, und zwar die des leistenden Unternehmers. Bei Lieferungen und Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten sind die USt-IdNr. des Ausstellers und des Kunden Pflicht.

Ist das Leistungsdatum Pflicht?

Ja, bei regulären Rechnungen gehört der Zeitpunkt der Leistung zu den Pflichtangaben. Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen und für Rechnungen von Kleinunternehmern. Fällt die Leistung auf den Tag der Rechnungsstellung, genügt ein Hinweis, dass Leistungs- und Rechnungsdatum übereinstimmen.

Wie lange habe ich Zeit, eine Rechnung auszustellen?

Bei Leistungen an andere Unternehmer müssen Sie die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausstellen. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bestimmten EU-Dienstleistungen gilt eine kürzere Frist bis zum 15. Tag des Folgemonats.

Gelten für E-Rechnungen andere Pflichtangaben?

Nein, der Katalog nach § 14 Abs. 4 UStG ist derselbe. Hinzu kommen die Formatanforderungen der Norm EN 16931 und bei XRechnungen die deutschen Geschäftsregeln. Die Angaben müssen im strukturierten Datensatz enthalten sein.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Ihr Kunde kann die Vorsteuer aus einer unvollständigen Rechnung unter Umständen nicht oder nicht sofort geltend machen und wird eine Korrektur verlangen. Sie können die Rechnung berichtigen, indem Sie die fehlenden Angaben in einem eindeutig zugeordneten Dokument nachliefern.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer?

Gesetzlich schreibt § 34a UStDV sie für Kleinunternehmer nicht vor. In der Praxis ist sie trotzdem sinnvoll, weil sie die Rechnung eindeutig identifiziert und die Buchhaltung erleichtert.

Dieser Artikel gibt einen praxisorientierten Überblick über die Pflichtangaben auf Rechnungen nach deutschem Umsatzsteuerrecht und ersetzt keine steuerrechtliche Beratung. Die Rechtslage kann sich durch neue BMF-Schreiben oder Gesetzesänderungen verschieben. Im Zweifel hilft Ihr Steuerberater weiter.

Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI-Tools erstellt und redaktionell geprüft.